Power plattformen i Office 365 er her. Har du kontroll på alt det smarte som lages her?

Office 365 fra Microsoft er nå i bruk hos et stort antall offentlige og private virksomheter. Mange har også begynt å ta i bruk mulighetene som ligger i Power produktene for automatisering av oppgaver (Power Automate / Flow), og intuitiv presentasjon av informasjon gjennom tilrettelagte grensesnitt (Power Apps), rapporter og Dashboards (Power BI).

Hvem har kontrollen?

Disse kraftige og brukervennlige verktøykassene gir ansatte med en viss teknisk kompetanse mulighet til å utvikle og publisere smarte løsninger som effektiviserer eget og andres arbeid.

Men hvordan holder organisasjonen oversikt over alt som utvikles og implementeres, og hvordan følges det opp at alt kjører som det skal?

Kort sagt: Har man en “governance” som gjør at de ansvarlige implementerer rutiner i henhold til virksomhetens retningslinjer, og følger opp bruk og feilsituasjoner?

Office 365 gir ansatte en spennende verktøykasse og stor frihet til å bruke denne etter egne ønsker og behov. Hvordan den enkelte bruker verktøyene er det derimot ikke lagt så sterke føringer på. Konsekvensen av dette kan da være at mange forsøker seg og igangsetter et antall løsninger som det kan være vanskelig å følge opp i ettertid. Utfordringer oppstår da typisk hos funksjoner som IT, helpdesk, ol når det meldes spørsmål eller feil i løsninger de sentrale støttefunksjoner ikke kjenner-, eller har tilgang til.

Her trengs det Governance!

For å sikre at smarte Office 365 løsninger gir maksimal nytte effekt og kan driftes, vedlikeholdes og supporteres er det derfor nødvendig å innføre en grad av bruksregler, eller governance. I praksis betyr det å lage en definert metodikk for hva som bør gjøres, hvordan det skal gjøres og hvem som skal gjøre det.

En governance plan for Power plattformen i Office 365 inkluderer typisk elementer som:

• Hvem skal ha tilgang til hvilke funksjoner i O365?
• Krav til opplæring for å kunne bruke ulike verktøy
• Ansvar knyttet til involverte roller (utvikler, eier, bruker)
• Klassifisering av løsninger, eks
  • Privat bruk (kun for meg)
  • Lokalt bruk (innen en avdeling/funksjon/prosjekt)
  • Sentral bruk (brukes av mange på tvers av avdelinger/funksjoner)
• Krav til hver av de ulike typene når det gjelder
  • Beslutning og godkjenning
  • Funksjonalitet og integrasjoner
  • Dokumentasjon
  • Testing
  • Overlevering og implementering
  • Informasjon /opplæring
  • Oppfølgingsansvar
  • ROI
• Eierskap og publisering som sikrer sentral oppfølging
• Tilgjengelighet og brukerveiledning
• Sikkerhet og sikring av persondata (GDPR)

Noe av dette kan realiseres ved hjelp av teknisk oppsett, mens andre områder må sikres gjennom utarbeidelse av retningslinjer, kontrollmekanismer og kommunisering av disse. Bedriftens kultur og praksis for informasjonsdeling og brukeradopsjon er sentrale virkemidler her.

Det kan virke som en omfattende og komplisert øvelse å få alt dette på plass, men det trenger det ikke å være. Mye av grunnlaget vil allerede ligge klart i det regelverk og de rutiner som allerede finnes i virksomheten. Blandet med erfaringsbaserte innspill og beste praksis fra Office 365 miljøer kan en governance modell raskt etableres. Innsatsen som kreves for å implementere den i organisasjonen vil i stor grad avhenge av modellen som besluttes og størrelsen og kulturen på organisasjonen.

Ta gjerne kontakt med Ageli Consult for en prat om hvordan en god governance plan kan etableres i din virksomhet. (Epost)