Office 365

Bruk av Microsoft Office 365

Mange bedrifter har i dag tatt i bruk skytjenestene fra Microsoft, og har flyttet epostkasser, dokumenter og annen informasjon til Office 365. Men har dere tatt i bruk potensialet som ligger i denne plattformen, og som er inkludert i lisensen?

Office 365 inkluderer en lang rekke verktøy for kommunikasjon, deling og informasjonsforvaltning som gir ansatte et konsolidert miljø for informasjonsarbeid. Microsoft Teams vil i mange sammenhenger være portalen som samler denne informasjonen og presenterer den i et intuitivt grensesnitt. Men hvordan ta i bruk og organisere Teams slik at det ikke blir en anarkistisk jungel av informasjonsportaler? Dette krever “Governance”, som gir organisasjonen retningslinjer og kontroll med opprettelse, bruk og opprydding.

Gode gamle SharePoint er selvsagt også med og kan tilrettelegges for å understøtte ulike informasjonsbehov og arbeidsprosesser. Nyhetsformidling, dokumentforvaltning og strukturerte arbeidsoppgaver (som prosjektarbeid) tilrettelegges for bedriftens behov og presenteres gjennom et intranett – eller direkte i Teams.

Ageli Consult kan hjelpe din bedrift ta i bruk Office 365 på en måte som understøtter bedriftens prosesser, samtidig som det gir de ansatte konsoliderte arbeidsverktøy og kjente brukergrensesnitt. Tjenester vil kunne være:

  • Kartlegging av dagens bruk og praksis for informasjonsarbeid, i Office 365 og andre miljøer.
  • Presentere mulighetsbilde for bruk av Office 365 som plattform for informasjonsforvaltning, -deling og kommunikasjon.
  • Etablere “Governance” for bruk av Office 365.
  • Planlegge, spesifisere og implementere prosesstilpassede løsninger.
  • Etablere rutiner og verktøy for oppfølging av bruk.

Gi arbeidsprosessene dine et løft

Mange bedrifter har “felles” arbeidsprosesser som skal gjennomføres etter gitte regler. Reglene kan dog variere en del fra bedrift til bedrift. Office 365 plattformen er ofte godt egnet for slike prosessløsninger. Ageli Consult har god erfaring med planlegging og implementering for

Styrende dokumenter (kvalitetsdokumenter)

Er dokumenter som regulerer bedriftens virksomhet. Skal være tilgjengelig for mange, men eies og oppdateres av få. Ofte er det også behov for å kunne innhente formell godkjenning eller høringsinnspill før publisering. Og alle endringer skal være logget og tilgjengelig for revisjon.
 

Strukturerte møter med elektroniske sakspapirer
Faste møter i ledergrupper og styrer følger ofte en gitt struktur der saker meldes inn og beskrives før de prioriteres og organiseres for behandling i et gitt møte. Hele denne prosessen kan håndteres elektronisk uten behov for distribusjon av papir. Møtedeltakere mottar relevant informasjon elektronisk og går gjennom saksdokumenter fra PC eller en mobil enhet. Konklusjoner, referater og oppfølgingspunkter registreres fortløpende i møtet og er tilgjengelig for senere innsyn og oppfølging.
 

Elektroniske skjemaløsninger

Strukturert innsending av informasjon benyttes både for interne prosesser (som HR, Reiser, rapportering, …) og mot eksterne som kunder og partnere. Ved å publisere elektroniske skjemaer og samle opp dataene som sendes inn kan den raskt og automatisk formidles til ansvarlig person/rolle, og igangsette en arbeidsprosess som sikrer at saken behandles i henhold til gjeldende regler og frister.

Eksempel på slike prosesser er

  • Bestilling av varer og tjenester
  • Avviksmeldinger
  • Oppfølging av personer som ønsker kontakt
  • Rutinemessig rapportering
  • Tips og forslags “kasser”

Kompetansekartlegging

Bedriftens samlede kompetansebase er verdifull informasjon som det ofte er vanskelig å ha oversikt over. Ved å definere bedriftens kompetanseområder og etablere et sett med enkle regler for selvregistrering kan denne informasjonen samles på en måte som gjør det enkelt å hente ut informasjon ifm salgsarbeid, kompetansedeling og profilering. Samtidig gir dette grunnlag for planlegging av kompetansebygging, både for selskapet og den enkelte ansatte.

Prosjektarbeid

Alle jobber i prosjekter, og ønsker at disse skal gjennomføres etter en felles metodikk. Når denne metodikken er definert er det viktig at arbeidsplattformen og verktøyene understøtter denne og hjelper både prosjektleder og deltakere til å produsere og dele informasjon på riktig måte.

Arkiv

Alt har en livssyklus, også dokumenter og informasjon. Men når går et dokument fra å være aktuelt til å ha kun historisk verdi? Og hvor lenge må jeg ta vare på det før det kan slettes? Slike livssyklus regler er ofte dårlig definert og fulgt opp, noe som resulterer i at mengder med gamle og uaktuelle dokumenter blir liggende igjen for evig. Dette fyller opp lagringsmedier og medfører utfordringer, og i verste fall feil beslutninger, når informasjon skal gjenfinnes. Ved å etablere livstidsregler for ulik type informasjon og implementere regler og rutiner for disse kan utdatert informasjon samles i arkiv, og slettes på en kontrollert måte.