Har du tatt i bruk Power Automate i Microsoft 365? Hvis ikke går du glipp av en utmerket verktøykasse for å automatisere ulike arbeidsoppgaver ved hjelp av Flows. En Flow trigges av ulike hendelser og kan utføre mange rutineoppgaver raskere og bedre enn når de gjøres manuelt.
Alle som har laget og satt Flows i drift oppdager gevinstene det gir å ha aktive prosesser som understøtter daglige data-registrerings-, og kommunikasjonsoppgaver … helt til de feiler!
Microsoft har laget mye god funksjonalitet for å bygge smarte Flows, og kommunisere med mennesker og systemer. Men når noe går galt er det ikke helt enkelt å fange opp og håndtere dette. Spesielt gjelder dette organisasjoner der sentrale funksjoner som IT eller helpdesk forventes å følge opp feilsituasjoner.
Utfordringen
I Power Automate er det den som lager en Flow som blir eier av Flowen. Det er selvsagt mulig å dele eierskapet med andre, men dette er noe eier må huske å gjøre som en manuell operasjon.
Det er kun eier, og den/de eier har delt Flowen med som har mulighet til å se resultatet av Flower som kjører. Eier blir også varslet via epost når en Flow har feilet x antall ganger. Dessverre kommer denne meldingen lenge etter at feilen skjedde, og inneholder ikke noen detaljer om hva som har feilet og hvorfor.
Personer med administrator rettighet i O365 har mulighet til å lokalisere feil som har oppstått gjennom admin portaler og enkle rapporter. Men dette er kun anvendelig som en reaktiv aksjon som i praksis kun blir benyttet når problem er oppdaget, og behørig eskalert.
Historikken på Flows som har kjørt er tilgjengelig i 3 uker. Det medfører at trend historikk på hvordan ulike Flower benyttes og fungerer over tid ikke er mulig å få ut fra verktøyene som ligger i Office 365.
Det mangler altså et sentralt console som kan gi en samlet oversikt over alle Flow kjøringer og resultatet av disse.
Dette gjør at feilsituasjoner kan oppstå uten å bli oppdaget eller fikset på lang tid.
Mange Flows håndterer prosesser og informasjon som er kritisk for virksomheten, noe som gjør det viktig å raskt fange opp og løse feil som oppstår.
Utvidet Flow kontroll
Finnes det noe som kan løse denne utfordringen? Selvsagt gjør det det, men pt krever det litt innsats for å samle og presentere ønsket informasjon.
Det positive er at Office 365 gir oss verktøykassen vi trenger for å bygge de kontroll- og status funksjonene vi trenger.
Her følger et forslag på en løsning som enkelt lar seg implementere i alle O365 miljøer. Den gir følgende verdiøkende funksjonalitet:
Et sentralt dashboard som viser status på Flower som er kjørt, i dag og totalt pr dag – også ut over 3 uker.
KPI’er for ønskede nøkkeltall, som antall Flows som har feilet i dag.
Rapport som viser detaljert informasjon om feil, inkl koder, feilmeldinger, action som feilet og link til prosessen.
Rapport som viser status på alle Flows, samt når på døgnet de kjører. Filtrerbar på tid, status og Flow.
Epost varsling når Flows feiler – til de personer som ønsker dette.
Hvordan bygge en slik Flow-kontroll-løsning?
Som nevnt har vi alt vi trenger i Office 365, og alt kan settes opp ved hjelp av standard funksjonalitet og uten behov for utviklerkompetanse.
Skisse for løsningen ser slik ut:
Siden Microsoft ikke logger nødvendig informasjon om Flow kjøringer og feil på en form som kan benyttes til rapportering og varsling må vi samle denne informasjonen selv. Dette krever at det bygges inn logikk i hver enkelt Flow som logger nødvendig informasjon. Her har jeg valgt å logge til et “Streaming Dataset” i Power BI.
Logikken som må legges inn i hver Flow består av følgende logikk, som legges etter eksisterende Flow logikk.
Hvis Flowen avslutter normal logges det basis informasjon om dette.
Hvis noe feiler hentes det ut informasjonen om feilen som inkluderes i loggen.
Disse aksjonene er laget generiske slik at de (i stor grad) kan kopieres uendret fra en Flow til en annen.
Når vi har loggen kan denne brukes som datakilde i Power BI og vi har full frihet til å bygge de dashboards, KPI’er og rapporter vi ønsker.
PBI dashboards kan gjøres tilgjengelig for andre, gjerne gjennom et felles Team, og hver enkelt kan selv sette opp ønskede epost varslinger basert på informasjonen i dashboardet.
Med enkle midler har vi altså etablert et verktøy som gir enkel tilgang på statistikk og feilsituasjoner i bruken av Power Automate.
Ta gjerne kontakt med Ageli Consult for hjelp til å etablere Flow-kontroll i din virksomhet. (Epost)